Privatlivs- og persondatapolitik

Klinik Nykvist I/S er dataansvarlig for behandlingen af personoplysninger i klinikken, medmindre andet følger af den konkrete sundhedsfaglige organisering.

Klinik Nykvist I/S
CVR-nr.: 42178128
Korsgade 32
5700 Svendborg
E-mail: kontakt@kliniknykvist.dk

Har du spørgsmål til vores behandling af personoplysninger eller ønsker at gøre brug af dine rettigheder, er du velkommen til at kontakte os.

Vi behandler kun personoplysninger, som er relevante og nødvendige for vores virksomhed og de sundhedsfaglige ydelser, vi tilbyder.

Afhængigt af din kontakt med klinikken kan vi behandle:

• Navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse.
• CPR-nummer, når det er nødvendigt til sundhedsfaglige formål.
• Bookingoplysninger og aftalehistorik.
• Helbredsoplysninger, herunder sygdomshistorik, medicinforbrug, allergier og tidligere behandlinger.
• Journalnotater, behandlingsplaner, ordinationer og behandlingsresultater.
• Før- og efterbilleder samt anden relevant billeddokumentation.
• Blodprøver og laboratoriesvar.
• Betalings- og faktureringsoplysninger.
• Samtykker til markedsføring og anvendelse af billeder.
• Tekniske oplysninger om brugen af vores hjemmeside.
• Oplysninger, du sender til os via formularer på hjemmesiden.

Formularer på hjemmesiden

Når du udfylder en formular på hjemmesiden, fx kontaktformularen, bestilling af gavekort eller reservation af produkter i shoppen, modtager vi de oplysninger, du skriver. Det er typisk navn, telefonnummer, e-mailadresse og din besked eller bestilling.

Oplysningerne sendes til klinikkens e-mail og bruges kun til at besvare din henvendelse eller håndtere din bestilling. Skriv ikke helbredsoplysninger i formularerne. Dem tager vi hellere ved en konsultation eller over telefonen.

Vi anvender Gecko til onlinebooking, administration af aftaler, elektronisk patientjournal, opbevaring af behandlingsbilleder samt udsendelse af bookingbekræftelser og SMS-påmindelser.

Når du booker en tid hos os, registrerer vi de nødvendige kontakt- og bookingoplysninger.

Når du modtager sundhedsfaglig behandling, journalfører vi relevante oplysninger om dit helbred, din behandling og dit behandlingsforløb i overensstemmelse med gældende lovgivning.

Journaloplysningerne anvendes til at sikre korrekt behandling, faglig dokumentation, opfølgning og patientsikkerhed.

Vi behandler almindelige personoplysninger efter de relevante bestemmelser i databeskyttelsesforordningens artikel 6. Helbredsoplysninger behandles navnlig efter artikel 9, stk. 2, litra h, sammenholdt med gældende dansk sundhedslovgivning.

Journalføring og lovpligtig opbevaring kræver ikke særskilt GDPR-samtykke fra patienten.

I forbindelse med relevante behandlingsforløb anvender vi EDI-portalen til rekvirering af blodprøver samt modtagelse og opslag af laboratoriesvar.

Vi behandler i den forbindelse nødvendige identifikations- og helbredsoplysninger.

Oplysningerne anvendes udelukkende til relevante sundhedsfaglige formål, herunder vurdering, behandlingsplanlægning og opfølgning.

Klinik Nykvist indberetter oplysninger om indberetningspligtige kosmetiske behandlinger til Landspatientregisteret (LPR) i overensstemmelse med gældende regler.

Indberetningerne kan omfatte patientidentifikation, behandlingsdatoer og relevante procedureoplysninger.

Når indberetningen er lovpligtig, sker den på grundlag af den relevante lovgivning og kræver ikke særskilt samtykke til indberetningen.

Som en del af vores sundhedsfaglige dokumentation kan vi tage billeder før, under og efter en behandling.

Billederne anvendes til at dokumentere hudens eller vævets udgangspunkt, behandlingsforløbet og det opnåede resultat.

Billeder, der er relevante for patientbehandlingen, opbevares i vores elektroniske journalsystem Gecko som en del af patientjournalen.

Billeder fra patientjournalen anvendes ikke automatisk til markedsføring.

Hvis vi ønsker at anvende identificerbare før- og efterbilleder på vores hjemmeside, sociale medier eller i annoncer, indhenter vi et særskilt, frivilligt og dokumenterbart samtykke til den konkrete anvendelse.

Samtykket kan gives mundtligt og dokumenteres i patientjournalen, forudsat at betingelserne for et gyldigt samtykke er opfyldt, og at vi kan dokumentere dets indhold.

Et samtykke til offentliggørelse kan til enhver tid trækkes tilbage. Det påvirker ikke vores eventuelle lovpligtige opbevaring af billeder som en del af patientjournalen.

Vi anvender Mailchimp til udsendelse af nyhedsbreve, information om behandlinger, kliniknyheder, kampagner og særlige tilbud.

Vi anvender desuden Gecko til udsendelse af SMS-beskeder.

Ved onlinebooking har du mulighed for aktivt og særskilt at give samtykke til markedsføring via henholdsvis e-mail og SMS ved at sætte kryds i de relevante samtykkefelter.

Vi anvender kun dine kontaktoplysninger til de former for elektronisk markedsføring, som du har givet gyldigt samtykke til, eller som i øvrigt er lovligt tilladt.

Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage ved at anvende afmeldingslinket i vores nyhedsbreve eller ved at kontakte klinikken.

En afmelding fra markedsføring påvirker ikke dine bookinger, dine behandlinger eller vores lovpligtige journalføring.

Almindelige bookingbekræftelser og påmindelser om eksisterende aftaler betragtes som servicemeddelelser og håndteres adskilt fra markedsføring.

Vi anvender cookies og lignende teknologier på vores hjemmeside.

Google Analytics anvendes til at analysere besøg på hjemmesiden og give os indsigt i, hvordan hjemmesiden benyttes.

Meta Pixel anvendes til at måle effekten af vores annoncering på Facebook og Instagram samt til at optimere vores digitale markedsføring.

Afhængigt af den konkrete opsætning kan teknologierne behandle oplysninger om blandt andet sidevisninger, interaktioner, enheds- og browseroplysninger samt onlineidentifikatorer.

Ikke-nødvendig statistik- og markedsføringssporing må først aktiveres, når du har givet et gyldigt samtykke til de relevante formål.

Du kan til enhver tid ændre eller trække dit samtykke tilbage via hjemmesidens cookieindstillinger.

Yderligere oplysninger om de konkrete cookies, formål og opbevaringsperioder fremgår af vores særskilte cookiepolitik.

Vi videregiver kun personoplysninger, når det er nødvendigt, lovligt og relevant for det konkrete formål.

Det kan blandt andet omfatte:

• Sundhedspersoner, som er involveret i dit behandlingsforløb.
• Gecko som leverandør af booking- og journalsystem.
• Relevante laboratorier og sundhedsfaglige kommunikationssystemer.
• Sundhedsdatastyrelsen i forbindelse med lovpligtige indberetninger.
• Mailchimp i forbindelse med nyhedsbreve.
• Leverandører af hjemmeside, hosting, statistik og annoncering.
• Relevante betalings- og regnskabsleverandører.
• Sundhed+, hvis du vælger at fordele betalingen for din behandling hos dem. Du ansøger direkte hos udbyderen, og vi videregiver kun de oplysninger, der er nødvendige for at registrere betalingen.
• Offentlige myndigheder, når lovgivningen kræver det.

Vi anvender databehandlere til relevante administrative og tekniske opgaver og indgår de nødvendige databehandleraftaler, hvor leverandøren behandler oplysninger på vores vegne.

Patientoplysninger er underlagt fortrolighed og relevante regler om tavshedspligt.

Nogle af vores digitale leverandører, herunder leverandører af nyhedsbreve, statistik og annoncering, kan behandle personoplysninger i eller give adgang til oplysninger fra lande uden for EU/EØS.

Når der sker sådanne overførsler, skal de være baseret på et gyldigt overførselsgrundlag efter databeskyttelsesforordningen, eksempelvis en relevant tilstrækkelighedsafgørelse eller EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser med nødvendige supplerende foranstaltninger.

Du kan kontakte os for nærmere oplysninger om de relevante overførsler og beskyttelsesforanstaltninger.

Vi opbevarer kun personoplysninger, så længe det er nødvendigt til det konkrete formål, eller så længe vi er forpligtet til det efter lovgivningen.

Patientjournaler og behandlingsbilleder

Patientjournaler, herunder sundhedsfagligt relevante før- og efterbilleder, opbevares i overensstemmelse med gældende journalføringsregler.

Journaler, der er omfattet af lægers 10-årige opbevaringspligt, opbevares i mindst 10 år fra seneste journaloptegnelse.

For journaler, der alene er omfattet af sygeplejerskers almindelige femårige opbevaringspligt, gælder som udgangspunkt mindst fem år.

Hvis oplysningerne indgår i en fælles patientjournal, der er omfattet af 10-årsreglen, opbevares journalen efter denne regel.

Længere opbevaring kan være nødvendig ved eksempelvis verserende klage-, tilsyns- eller erstatningssager.

Regnskabsoplysninger

Regnskabsmateriale opbevares som udgangspunkt i fem år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører, medmindre anden lovgivning kræver længere opbevaring.

Nyhedsbreve og markedsføring

Oplysninger til markedsføring behandles, så længe der foreligger et gyldigt grundlag.

Ved afmelding ophører den relevante markedsføring. Nødvendig dokumentation for tidligere samtykke kan opbevares i en efterfølgende periode, når det er nødvendigt for at dokumentere overholdelse af lovgivningen.

Hjemmeside og cookies

Opbevaringsperioderne afhænger af de konkrete cookies og teknologier og fremgår af vores cookiepolitik.

Du har efter databeskyttelseslovgivningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af dine personoplysninger.

Du har blandt andet ret til:

• At få oplyst, hvilke personoplysninger vi behandler om dig.
• At anmode om indsigt i dine personoplysninger.
• At få urigtige oplysninger rettet.
• At anmode om sletning, når betingelserne er opfyldt.
• At anmode om begrænsning af behandlingen.
• At gøre indsigelse mod visse former for behandling.
• At få udleveret eller overført visse oplysninger, når reglerne om dataportabilitet finder anvendelse.
• At trække et samtykke tilbage.

Rettighederne er ikke ubetingede.

Eksempelvis kan oplysninger i en patientjournal som udgangspunkt ikke slettes alene efter patientens ønske, hvis klinikken er lovmæssigt forpligtet til at opbevare dem.

Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder, kan du kontakte os på kontakt@kliniknykvist.dk.

Vi arbejder med relevante tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte personoplysninger mod uautoriseret adgang, tab, ændring og uberettiget videregivelse.

Adgangen til patientoplysninger begrænses til medarbejdere og sundhedspersoner, som har et sagligt og lovligt behov for oplysningerne.

Medarbejdere og sundhedspersoner med adgang til patientoplysninger er underlagt relevante regler om fortrolighed og tavshedspligt.

Hvis du har spørgsmål eller er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger, er du velkommen til at kontakte os.

Du har også mulighed for at klage til:

Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby
www.datatilsynet.dk

Vi kan løbende opdatere denne privatlivspolitik, hvis der sker ændringer i vores behandling af personoplysninger, vores systemer eller den gældende lovgivning.

Den til enhver tid gældende version vil være tilgængelig på vores hjemmeside.